La conformité RH dans une école privée repose sur plusieurs cadres qui doivent être considérés ensemble. Les établissements doivent respecter les lois générales applicables aux employeurs québécois, les exigences propres au secteur de l’enseignement privé ainsi que, selon leur situation, les conventions collectives et les contrats de travail applicables.
Une gestion RH structurée permet de réduire les risques juridiques, de clarifier les conditions de travail et de favoriser la rétention du personnel. La conformité ne dépend toutefois pas uniquement des documents adoptés par l’établissement. Elle repose également sur la manière dont les politiques, les contrats et les décisions sont appliqués au quotidien.
1. Contrats et conditions de travail
Un contrat de travail peut être verbal ou écrit. Dès qu’une personne s’engage à effectuer un travail sous la direction ou le contrôle d’un employeur en échange d’une rémunération, il existe un contrat de travail.
Même si le contrat écrit n’est pas obligatoire dans toutes les situations, son utilisation est recommandée. Il permet de clarifier les conditions convenues et de réduire les risques de malentendus.
Sur le plan de la gestion, un contrat écrit peut notamment préciser :
- le poste et les principales responsabilités;
- la rémunération;
- l’horaire habituel;
- la durée du contrat;
- les vacances, les congés et les avantages applicables;
- les obligations de confidentialité;
- les conditions liées à la fin d’emploi.
Ces éléments ne constituent pas un contenu minimal imposé uniformément à chaque contrat. Ils permettent plutôt de documenter clairement les conditions convenues entre l’établissement et la personne salariée.
Il est également recommandé de réviser périodiquement les modèles de contrats et de documenter par écrit toute modification importante apportée aux conditions de travail.
Dans un milieu syndiqué, les conditions de travail des personnes comprises dans l’unité de négociation sont régies par la convention collective. Les contrats, les politiques et les décisions de gestion qui les concernent doivent donc être compatibles avec celle-ci. Une convention collective ne peut pas prévoir des conditions inférieures aux normes minimales établies par la Loi sur les normes du travail.
2. Équité salariale
Les écoles privées qui atteignent le seuil d’assujettissement prévu par la Loi sur l’équité salariale doivent réaliser les travaux requis. Les obligations applicables varient selon le nombre de personnes salariées dans l’organisation.
L’équité salariale ne consiste pas à comparer individuellement le salaire d’un homme et celui d’une femme. Elle vise plutôt à comparer la rémunération des catégories d’emplois à prédominance féminine avec celle des catégories d’emplois à prédominance masculine de valeur équivalente au sein d’une même organisation.
Selon la situation de l’établissement, les principales obligations peuvent comprendre :
- l’identification et l’évaluation des catégories d’emplois;
- la comparaison de leur rémunération;
- le versement des ajustements requis;
- les affichages et les déclarations applicables;
- l’évaluation du maintien de l’équité salariale tous les cinq ans.
La Loi prévoit une évaluation du maintien de l’équité salariale tous les cinq ans. Elle n’impose pas une obligation générale de réaliser un audit annuel.
Sur le plan de la gestion, il demeure toutefois recommandé de documenter au fur et à mesure les changements organisationnels et salariaux qui pourraient avoir une incidence sur l’équité salariale. Cette pratique facilite les prochains travaux de maintien, sans remplacer les obligations prévues par la Loi.
3. Normes du travail
Les écoles privées doivent respecter les conditions minimales prévues par la Loi sur les normes du travail. Une convention collective, un contrat ou une politique interne peut prévoir des conditions plus avantageuses, mais ne peut généralement pas réduire les protections minimales applicables.
Les normes à surveiller concernent notamment :
- le salaire minimum;
- la fréquence de la paie;
- les heures supplémentaires;
- les pauses et les périodes de repas;
- les vacances;
- les congés;
- les jours fériés;
- la fin d’emploi.
Les règles précises peuvent varier selon le statut de la personne salariée, la nature de ses fonctions et les conditions plus avantageuses prévues dans une convention collective ou un contrat.
4. Santé, sécurité et harcèlement
L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité ainsi que l’intégrité physique et psychique de son personnel. Il doit notamment identifier, contrôler et éliminer les risques pouvant affecter la santé ou la sécurité des personnes salariées.
Les mécanismes de prévention et de participation
Les mécanismes qui doivent être mis en place dépendent notamment du nombre de travailleuses et de travailleurs dans l’établissement.
Selon la situation, ces mécanismes peuvent comprendre :
- un plan d’action;
- un programme de prévention;
- un agent de liaison en santé et en sécurité;
- un comité de santé et de sécurité;
- un représentant en santé et en sécurité.
Le plan d’action ou le programme de prévention applicable doit permettre d’identifier les risques présents dans l’établissement et de prévoir les mesures nécessaires pour les éliminer ou les contrôler.
Les risques psychosociaux
Les risques psychosociaux liés au travail doivent être identifiés et pris en charge au même titre que les autres risques à la santé et à la sécurité.
Dans un établissement scolaire, les situations à surveiller peuvent notamment être liées :
- à une charge de travail élevée;
- aux conflits;
- à la violence;
- au harcèlement.
La politique sur le harcèlement
Toute personne salariée a droit à un milieu de travail exempt de harcèlement psychologique. L’employeur doit prendre les moyens raisonnables pour prévenir le harcèlement et, lorsqu’une situation est portée à sa connaissance, pour la faire cesser.
Une politique de prévention et de prise en charge des situations de harcèlement psychologique doit être adoptée et rendue accessible au personnel.
Parmi les éléments prévus par la Loi, cette politique doit notamment préciser :
- les conduites visées;
- les modalités permettant de faire une plainte ou un signalement;
- la personne désignée pour prendre en charge une plainte ou un signalement;
- le processus de prise en charge et d’intervention;
- les mesures visant à assurer la confidentialité des renseignements et des documents reçus.
La présence d’une politique ne suffit pas à elle seule. L’établissement doit aussi s’assurer qu’elle est accessible et appliquée.
5. Gestion disciplinaire et fin d’emploi
La gestion disciplinaire
Les éléments qui suivent relèvent à la fois des règles applicables et des bonnes pratiques de gestion.
Avant d’imposer une mesure disciplinaire, l’établissement devrait s’assurer que sa décision repose sur des faits vérifiés, une analyse impartiale et une documentation suffisante.
Selon les circonstances, les mesures peuvent comprendre :
- un rappel des attentes;
- un avertissement;
- une suspension;
- un congédiement.
La progression des sanctions n’est toutefois pas automatique. La gravité du manquement, le dossier de la personne, les facteurs atténuants et les dispositions de la convention collective doivent être considérés selon la situation.
L’employeur doit également éviter d’imposer deux sanctions pour le même manquement. Une suspension imposée pendant la réalisation d’une enquête ne constitue toutefois pas nécessairement une première sanction lorsqu’elle sert uniquement à permettre la vérification des faits avant qu’une décision soit prise.
Dans un milieu syndiqué, la convention collective peut prévoir des règles particulières concernant les mesures disciplinaires, les délais, les recours et la procédure de grief.
La fin d’emploi
Les exigences applicables à une fin d’emploi varient notamment selon :
- le service continu;
- le type de contrat;
- le motif de la décision;
- le contexte syndiqué ou non syndiqué;
- les dispositions du contrat de travail;
- les dispositions de la convention collective.
Par exemple, les règles applicables peuvent différer selon qu’il s’agit d’un licenciement, d’un congédiement, d’une mise à pied ou de l’arrivée à échéance d’un contrat à durée déterminée.
Chaque situation devrait donc être évaluée individuellement avant qu’une décision définitive soit prise.
6. Congés parentaux et avantages sociaux
Au retour d’un congé de maternité, de paternité ou parental, l’employeur doit réintégrer la personne salariée dans son poste habituel et lui accorder le salaire et les avantages prévus à son contrat auxquels elle aurait eu droit si elle était demeurée au travail.
Si le poste a été aboli pendant le congé, la personne conserve les droits et les privilèges auxquels elle aurait eu droit si elle était demeurée au travail.
Lorsqu’un régime d’assurance collective ou de retraite est reconnu dans le milieu de travail, la participation de la personne salariée ne doit pas être affectée par son absence, sous réserve du paiement régulier des cotisations exigibles. L’employeur doit alors continuer d’assumer sa part habituelle des cotisations.
Une assurance collective ne constitue toutefois pas une obligation générale pour toutes les écoles privées. Un employeur a généralement le choix d’offrir ou non un régime d’assurance collective, sous réserve des obligations qui pourraient découler d’un contrat de travail ou d’une convention collective. Lorsqu’un régime privé comportant une couverture d’assurance médicaments est offert et qu’une personne y est admissible, des règles particulières d’adhésion s’appliquent.
7. Protection des renseignements personnels
Les écoles privées détiennent des renseignements personnels sensibles concernant leur personnel, leurs élèves et leurs familles.
Pour une école privée québécoise, la principale référence est la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle qu’elle a notamment été modifiée par la Loi 25. Cette loi s’applique aux renseignements personnels recueillis, détenus, utilisés ou communiqués dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise, peu importe leur support.
Les établissements doivent notamment :
- limiter la collecte aux renseignements nécessaires;
- restreindre l’accès aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
- mettre en place des mesures raisonnables pour sécuriser les dossiers physiques et numériques;
- prévoir les mesures à prendre en cas d’incident de confidentialité;
- encadrer la conservation et la destruction sécuritaire des renseignements.
Sur le plan de la gestion, il est également recommandé de former les personnes qui ont accès à des dossiers confidentiels afin qu’elles comprennent leurs responsabilités et les pratiques internes à respecter.
Liste de vérification
Une révision de la conformité RH peut notamment permettre de vérifier les éléments suivants :
- Les contrats et les politiques reflètent-ils les pratiques réelles?
- Les normes du travail applicables sont-elles respectées?
- Les travaux d’équité salariale requis sont-ils à jour?
- Les mécanismes de prévention et de participation en santé et sécurité sont-ils en place?
- La politique de prévention et de prise en charge du harcèlement est-elle conforme, accessible et appliquée?
- Les décisions disciplinaires sont-elles suffisamment documentées?
- Les renseignements personnels sont-ils protégés pendant l’ensemble de leur cycle de vie?
- Les gestionnaires connaissent-ils leurs responsabilités?
Cette liste constitue un outil de gestion général. Elle ne remplace pas l’analyse des lois, des contrats et des conventions collectives applicables à chaque établissement.
Une conformité qui doit vivre dans les pratiques
La conformité RH ne repose pas uniquement sur la présence de politiques ou de contrats. Elle dépend également de leur application cohérente, de la qualité de la documentation et de la capacité de l’établissement à adapter ses pratiques aux changements législatifs et organisationnels.
Une révision périodique des contrats, des politiques, des pratiques salariales et des mécanismes de prévention permet de réduire les risques et de maintenir un milieu de travail sain, équitable et structuré.
Dupuis RH accompagne les écoles privées dans la révision de leurs pratiques, de leurs contrats et de leurs politiques RH, ainsi que dans la mise en place de mécanismes adaptés à leur réalité.
Les renseignements présentés sont de nature générale et ne constituent pas un avis juridique. Les obligations peuvent varier selon la taille de l’établissement, le statut du personnel, les contrats applicables et la présence d’une convention collective. En cas de divergence, les lois et règlements applicables ont préséance.
Sources officielles
- Loi sur l’enseignement privé, LégisQuébec.
- Code civil du Québec – contrat de travail, LégisQuébec.
- Loi sur les normes du travail et ressources sur les conditions de travail, CNESST.
- Obligations en matière d’équité salariale, CNESST.
- Mécanismes de prévention et de participation en établissement, CNESST.
- Risques psychosociaux liés au travail, CNESST.
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, LégisQuébec et Commission d’accès à l’information.
Dernière révision : juillet 2026